ESE ENGLISH – POLÍTICA DE PRIVACIDADE
(FOR ENGLISH, SEE BELOW)
1 – QUEM SOMOS?
ESE – ENGLISH SCHOOL ÉVORA, Centro de Ensino de Língua Inglesa, também designado ESE ENGLISH Learning Centre, é constituído por uma equipa de professores de inglês, qualificados e experientes. As marcas ESE – ENGLISH SCHOOL ÉVORA e ESE ENGLISH, bem como o website https://www.eseenglishevora.com, são propriedade do diretor da ESE ENGLISH, Michael Wilson Lewis, o Responsável pelo Tratamento dos Dados Pessoais, (doravante também designado por “ESE – ENGLISH SCHOOL ÉVORA”, “ESE” ou por “RT”), com NIF n.º 168014475, domicílio na Rua General Humberto Delgado, 3 - 1.º, 7005-500 Évora, Portugal, contacto telefónico +351 938512574 e email diretor@eseenglish.pt.
A ESE ENGLISH está empenhada em proteger a privacidade dos Alunos, Pais e Encarregados de Educação, Clientes, Colaboradores e Contactos, tendo elaborado a presente POLÍTICA DE PRIVACIDADE (doravante também designada por “PP”) com a finalidade de demonstrar o seu compromisso e respeito para com as regras de privacidade e de proteção de dados pessoais, de acordo com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia.
2 – PORQUÊ ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDADE?
Esta PP surge porque pretendemos dar a conhecer aos titulares de dados pessoais – os Alunos, Pais e Encarregados de Educação, Clientes, Colaboradores e Contactos – como recolhemos, tratamos e conservamos os seus dados pessoais que são necessários para o fornecimento de serviços e serviços que estão disponíveis através do website, descrevendo as práticas adotadas para esse efeito, em estrito respeito e cumprimento do RGPD.
Respeitamos as melhores práticas no domínio da segurança e da proteção dos dados pessoais, tendo para o efeito aprovado um exigente programa, capaz de acautelar a proteção dos dados que nos são disponibilizados.
Neste contexto, o RT é o responsável pela implementação e verificação da PP, bem como, pela definição de regras e finalidades do tratamento de dados pessoais, assegurando que todos os que nos confiam o os seus dados pessoais, tenham conhecimento da forma como tratamos os dados e quais os direitos que têm nesta matéria.
As regras previstas nesta PP complementam as regras previstas nos Termos e Condições da Utilização do Site www.eseenglishevora.com e na respetiva Política de Cookies, no Regulamento Interno da ESE ENGLISH, e no ESE ENGLISH Wiki para a equipa letiva.
Leia por favor esta PP com atenção pois, se se inscrever num dos nossos cursos, ou pedir outro serviço, a disponibilização dos seus dados pessoais implica o conhecimento e aceitação das condições aqui constantes. Assim, quando disponibilizar os seus dados pessoais, será (quando necessário) pedida a sua autorização para a recolha, tratamento e conservação dos mesmos de acordo com as regras aqui definidas.
3 – O QUE SÃO DADOS PESSOAIS?
Quando nos referimos a dados pessoais, referimo-nos a qualquer informação, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável.
É considerada identificável a pessoa que possa ser identificada direta ou indiretamente, designadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social.
4 – QUEM É O RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO DE DADOS?
O responsável pela recolha, tratamento e conservação dos dados pessoais (RT) é Michael Wilson Lewis, Diretor da ESE ENGLISH, com os detalhes identificativos e de contacto constantes no ponto 1 da presente Política, que no contexto da atividade da ESE ENGLISH decide quais os dados a recolher, os meios de tratamento dos dados, para que finalidades são utilizados, e os critérios da conservação dos dados; na ausência de obrigatoriedade da existência de Encarregado da Proteção de Dados, também desempenha esta função.
5 – QUE TIPO DE DADOS PESSOAIS RECOLHEMOS?
Procedemos à recolha, tratamento e conservação dos dados pessoais necessários à prestação de serviços e/ou fornecimento de produtos, tratando nesse âmbito as seguintes categorias de dados em função de categorias de titulares de dados específicas.
No caso dos Alunos, Pais e Encarregados de Educação, Outros Clientes, e Colaboradores (Professores, Administrativos e Candidatos a cargo de professor ou administrativo) as categorias de dados são: Dados de Identificação e contactos, Dados biográficos, Dados financeiros, Transações, Opiniões e preferências e Conteúdos.
É previsto que os titulares de dados, e os respetivos titulares das responsabilidades parentais de crianças e jovens com menos de 18 anos, dêem o seu consentimento prévio, quando necessário, para a recolha, tratamento e conservação dos seus dados, para finalidades distintas, o qual poderá ser retirado a qualquer momento.
6 – COMO E QUANDO RECOLHEMOS OS SEUS DADOS?
Recolhemos os seus dados através dos formulários presentes no website (nomeadamente por meio de preenchimento e submissão de ficha de inscrição, ficha de pré-inscrição ou formulário de contacto), mas igualmente através do website e da comunicação que este faz com o seu equipamento e de mensagens de e-mail que nos envia ou outro tipo de contactos tidos.
Os seus dados pessoais são recolhidos através do seu equipamento da seguinte forma:
Quando preenche os vários formulários existentes no website;
Através do seu navegador;
Através de cookies;
Endereço IP.
Por regra, os dados pessoais são recolhidos quando o titular de dados contacta a ESE ENGLISH para a prestação de um serviço educativo ou de tradução de texto.
Alguns dados pessoais são de fornecimento obrigatório (por exemplo, o NIF – número de identificação fiscal) e, em caso de falta ou insuficiência desses dados, a ESE ENGLISH poderá não conseguir disponibilizar o produto ou serviço em causa pelo que informamos o titular de dados da natureza obrigatória do fornecimento de alguns dos dados.
Os dados pessoais recolhidos são tratados manualmente ou informaticamente, no estrito cumprimento da legislação de proteção de dados pessoais, o RGPD, sendo armazenados em base de dados, folhas de cálculo e outras listas específicas, criadas para o efeito e, em situação alguma, os dados recolhidos serão utilizados para outra finalidade que não seja aquela para a qual foram inicialmente recolhidos.
7 – QUAIS AS FINALIDADES, FUNDAMENTOS E PRAZOS DE CONSERVAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS RECOLHIDOS?
Os dados pessoais que tratamos têm fundamentos específicos, consoante as finalidades a que se destinam, e serão conservados pelo tempo necessário às finalidades respetivas, conforme elencado nesta Política de Privacidade.
Os dados pessoais recolhidos são apenas aqueles necessários e adequados às finalidades indicadas.
Na tabela seguinte pode visualizar quais as finalidades de tratamento e dados recolhidos para as mesmas, os fundamentos respetivos e os prazos ou critérios de conservação de dados:
(a) CONTACTOS
FINALIDADE: Para podermos analisar e dar resposta ao seu pedido de contacto ou de informação.
FUNDAMENTO: Consentimento para essa finalidade especifica.
DADOS RECOLHIDOS: Nome; Telemóvel; Email; Dados que possam constar da sua mensagem.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: Pelo período de 1 ano, ou pelo período considerado necessário à prossecução desta finalidade, se superior a 1 ano.
(b) INSCRIÇÕES
FINALIDADE: Para analisar e dar seguimento ao seu processo de inscrição, pré-inscrição ou renovação de matrícula (ou a um destes processos de um aluno que represente legalmente).
FUNDAMENTO: Diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados (ou em representação deste); Execução do contrato, caso se venha a celebrar, bem como, cumprimento de obrigações legais a que a ESE ENGLISH se encontra adstrita (nomeadamente no âmbito da faturação).
DADOS RECOLHIDOS: Dados identificativos do aluno e do representante, quando aplicável, (nome completo, NIF, idade e data de nascimento); Dados de contacto (telemóvel, email); Cidade de residência; Dados relativos às habilitações literárias, aos conhecimentos de inglês e a possíveis necessidades especiais educativas do aluno.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: Pelo período necessário: à execução do contrato (caso venha a ser celebrado); a assegurar o exercício de direitos do aluno/titular dos dados e da ESE ENGLISH, relativamente ao contrato celebrado; e pelo período necessário ao cumprimento das obrigações legais a que a ESE ENGLISH se encontra adstrita (nomeadamente, obrigações fiscais). Pelo período de 1 ano caso nenhum contrato venha a ser celebrado.
(c) ORÇAMENTOS
FINALIDADE: Para analisar e dar resposta ao seu pedido de orçamento (quer para cursos de formação quer para serviços de tradução e revisão de texto).
FUNDAMENTO: Diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados; Execução do contrato, caso se venha a celebrar, bem como, Cumprimento de obrigações legais a que a ESE ENGLISH se encontra adstrita (nomeadamente no âmbito da faturação).
DADOS RECOLHIDOS: Dados identificativos (nome, NIF/NIPC); Dados de morada; Dados de contacto (telemóvel, email). Todos, do requerente e/ou de quem o represente.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: Pelo período que se afigure necessário para a prossecução destas finalidades e, caso venha a ser celebrado um contrato, durante toda a execução do contrato e pelo período necessário ao cumprimento das obrigações legais a que a ESE ENGLISH se encontra adstrita (nomeadamente, obrigações fiscais).
(d) COMUNICAÇÕES
FINALIDADE: Para o/a podermos contactar, a seu pedido, relativamente a pagamentos ou outras informações estritamente conexas com a execução do contrato.
FUNDAMENTO: Consentimento para essa finalidade especifica.
DADOS RECOLHIDOS: Contacto telefónico; Endereço de correio eletrónico.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: Pelo período considerado necessário à prossecução desta finalidade.
(e) MARKETING
FINALIDADE: Para podermos enviar comunicações de marketing ou outras publicações que nos pediu e/ou que possam ser do seu interesse.
FUNDAMENTO: Consentimento para essa finalidade específica ou interesses legítimos (apenas para as comunicações de marketing respeitantes a produtos ou serviços análogos aos já adquiridos).
DADOS RECOLHIDOS: Contacto telefónico; Endereço de correio eletrónico.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: 1 ano ou até que retire o seu consentimento ou realize o opt-out (unsubscribe) deste tipo de comunicações.
(f) CANDIDATURAS
FINALIDADE: Para analisar, dar seguimento e responder ao seu processo de candidatura para trabalhar connosco.
FUNDAMENTO: Diligências pré-contratuais a pedido do candidato.
DADOS RECOLHIDOS: Nome (completo); Nacionalidade e situação de residência em Portugal; Email; Contacto telefónico; Curriculum Vitae, Carta de apresentação (e outros ficheiros adicionais opcionais) e dados que nestes estejam incluídos.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: 1 ano
(g) GESTÃO DO WEBSITE
FINALIDADE: Para as operações de gestão do website.
FUNDAMENTO: Consentimento para essa finalidade específica (cookies); Interesses legítimos prosseguidos pela ESE ENGLISH, nomeadamente para analisar a interação dos utilizadores com o website e proceder à gestão do mesmo.
DADOS RECOLHIDOS: Cookies; Endereço de IP.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: Consultar a Política de Cookies.
(h) SEGURANÇA
FINALIDADE: Para prevenção de fraudes e segurança dos sistemas de informação.
FUNDAMENTO: Consentimento para essa finalidade específica (cookies); Interesses legítimos prosseguidos pela ESE ENGLISH, para a prevenção de fraudes e segurança dos sistemas de informação.
DADOS RECOLHIDOS: Cookies; Endereço de IP.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO: Consultar a Política de Cookies.
Caso resulte da lei algum período específico ou obrigatório, o período de conservação dos dados será esse. Em todos os outros casos, os dados pessoais serão conservados no máximo durante os tempos acima indicados, períodos que a ESE ENGLISH entende como suficiente para cumprimento das finalidades.
Findo o período de conservação, todos os dados pessoais recolhidos serão eliminados.
8 – QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS?
Antes de explicarmos como pode exercer os seus direitos, informamos que a legislação lhe atribui os seguintes direitos:
(a) Acesso: direito de obter a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento e, se for esse o caso, o direito de aceder aos seus dados pessoais;
(b) Retificação: o direito de obter a retificação dos dados pessoais inexatos que lhe digam respeito e a que os seus dados pessoais incompletos sejam completados;
(c) Apagamento: o direito de obter o apagamento dos seus dados pessoais quando se aplique um dos motivos elencados na legislação, nomeadamente quando:
i. Os dados pessoais deixaram de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento;
ii. Retirar o consentimento em que se baseia o tratamento dos dados e não existir outro fundamento jurídico para o tratamento;
iii. Se opuser ao tratamento e não existirem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem o mesmo;
iv. Os dados pessoais foram tratados ilicitamente;
v. Os dados pessoais têm de ser apagados para o cumprimento de uma obrigação jurídica;
vi. Os dados pessoais foram recolhidos no contexto da oferta de serviços da sociedade da informação.
(d) Limitação do tratamento: o direito de obter a limitação do tratamento se se aplicar uma das situações elencadas na legislação, nomeadamente quando:
i. Contestar a exatidão dos dados pessoais;
ii. O tratamento for ilícito e o titular dos dados se opuser ao apagamento dos dados pessoais e solicitar, em contrapartida, a limitação da sua utilização;
iii. O responsável pelo tratamento já não precisar dos dados pessoais para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial;
iv. Se o titular dos dados tiver oposto ao tratamento com recurso a decisões individuais automatizadas.
(e) Oposição: o direito de se opor a qualquer momento ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito;
(f) Portabilidade: o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento sem que o responsável a quem os dados pessoais foram fornecidos o possa impedir, quando o tratamento seja baseado no consentimento ou contrato, ou quando seja realizado através de meios automatizados.
Tem ainda o direito de apresentar reclamação junto à autoridade de controlo competente (em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados em www.cnpd.pt).
Para além dos direitos acima descritos, sempre que o fundamento para o tratamento de dados seja o consentimento, o Utilizador tem o direito de retirar o consentimento prestado a qualquer momento, sem que tal invalide o tratamento de dados realizado até esse momento.
9 – COMO PODE EXERCER OS SEUS DIREITOS?
Poderá exercer os seus direitos através de contacto escrito para os seguintes endereços:
a) Por email: diretor@eseenglish.pt
b) Por via postal: ESE – ENGLISH SCHOOL ÉVORA, Praça da Muralha, 12 - 1º esq. 7005-248 Évora, Portugal
Caso nos solicite a eliminação de alguns dos seus dados pessoais ou da sua totalidade, alguns dos serviços solicitados poderão não lhe ser prestados. A ESE ENGLISH poderá ter que conservar apenas os dados pessoais que possam ser necessários para o cumprimento das obrigações legais a que se encontra vinculada.
10 – COMUNICAÇÕES PARA FINS DE MARKETING
A ESE ENGLISH pode, ocasionalmente, proceder ao envio de comunicações de marketing (comerciais e/ou promocionais) e promover ações de divulgação junto dos Alunos e Pais e Encarregados de Educação, relativas à ESE ENGLISH sempre que o utilizador preste o seu consentimento prévio e informado para esta finalidade, assinalando as checkboxes previstas no site para esse efeito, salvo se o titular dos dados se tiver oposto aquando a recolha dos dados.
Caso não pretenda rececionar estas comunicações pode opor-se, a qualquer momento, à utilização dos seus dados para fins de marketing, para o envio de comunicações informativas ou à inclusão em listas ou serviços informativos, devendo para tal, enviar pedido escrito dirigido ao Responsável pelo Tratamento dos Dados Pessoais, através do email e endereço indicados no título relativo ao modo de exercício de diretos ou assinalar a sua oposição em campo próprio na ficha de inscrição ou de pré-inscrição, formulário de contacto, ou outro meio de comunicação contendo o consentimento para a recolha, tratamento e conservação de dados, para esta finalidade.
Poderá ainda retirar o consentimento prestado a qualquer momento, através da opção prevista para esse efeito no rodapé das comunicações enviadas via email (unsubscribe) ou mediante comunicação escrita dirigida à ESE ENGLISH, para o contacto indicado no parágrafo anterior. A retirada do consentimento não prejudica o tratamento realizado anteriormente à mesma.
O previsto nos anteriores parágrafos não impede que a ESE ENGLISH, sempre que tenha obtido dos seus clientes, nos termos da legislação relativa a Proteção de Dados Pessoais, o respetivo endereço de email no contexto da venda de um produto ou serviço, possa utilizá-lo para fins de marketing direto dos seus próprios produtos ou serviços análogos aos transacionados, desde que garanta aos clientes em causa, clara e explicitamente, a possibilidade de se oporem, de forma gratuita e fácil, por ocasião de cada mensagem, ao envio desse tipo de comunicações, por exemplo, através da opção de unsubscribe/cancelar subscrição, constante do rodapé dos emails.
11 – O QUE SÃO COOKIES?
Cookies são pequenos arquivos de informações que ajudam a identificar o seu browser e que podem armazenar informações, por exemplo, configurações e preferências do Utilizador.
A ESE ENGLISH irá armazenar cookies no seu equipamento para personalizar e facilitar ao máximo a navegação, mas também, para a solução de problemas, estatísticas, garantia de qualidade, e para monitorar a segurança do sistema.
Com exceção dos cookies especificamente necessários ao desempenho do website, o armazenamento de outros cookies dependerá sempre da aceitação e consentimento do Utilizador, podendo esse consentimento ser retirado a todo o tempo através de ferramentas específicas do browser.
Para saber mais sobre os cookies que utilizamos deve consultar a nossa Política de Cookies.
12 – QUAIS AS MEDIDAS ADOTADAS PELA ESE ENGLISH PARA ASSEGURAR A SEGURANÇA DOS DADOS PESSOAIS?
A ESE ENGLISH assume o compromisso de garantir a proteção da segurança dos dados pessoais que nos são disponibilizados, tendo implementado rigorosas regras nesta matéria. O cumprimento destas regras constitui uma obrigação indeclinável de todos aqueles que acedem aos dados pessoais.
Tendo presente a grande preocupação e empenho que a ESE ENGLISH revela na defesa das questões de privacidade, foram adotadas diversas medidas de segurança, de carácter técnico e organizativo, de forma a proteger os dados pessoais que nos são disponibilizados contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Neste sentido, exigimos que nos fornecem os dados pessoais utilizando meios de recolha de dados seguros, com encriptação de dados e armazenamento offline. Nas comunicações com envio dos dados dos titulares de dados pessoais, utilizamos serviços com alto padrão de privacidade.
13 – TRANSFERÊNCIAS DE DADOS PARA FORA DA UNIÃO EUROPEIA
Todos os dados pessoais que nos fornece serão por nós tratados dentro do Espaço Económico Europeu (ficando armazenados de forma segura no sistema local da ESE ENGLISH).
Caso ocorram transferências de dados para países terceiros, não pertencentes à União Europeia ou ao Espaço Económico Europeu, a ESE ENGLISH cumprirá com a lei, nomeadamente no que respeita à adequabilidade do país de destino no que respeita a proteção de dados pessoais e aos requisitos que são aplicáveis a estas transferências, não sendo transferidos dados pessoais para jurisdições que não ofereçam adequadas garantias de segurança e proteção.
14 – EXISTE COMUNICAÇÃO DE DADOS A OUTRAS ENTIDADES: TERCEIROS E SUBCONTRATANTES?
No âmbito da sua atividade, a ESE ENGLISH poderá recorrer a terceiros para a prestação de determinados serviços. Por vezes, a prestação destes serviços implica o acesso, por estas entidades, a dados pessoais dos nossos Alunos, Pais e Encarregados de Educação, Outros Clientes, Professores, Administrativos, Candidatos a cargo de professor ou administrativo, e Outros Contactos. Quando tal sucede, a ESE ENGLISH toma as medidas adequadas, de forma a assegurar que as entidades que tenham acesso aos dados, são reputadas e oferecem as mais elevadas garantias a este nível, o que ficará devidamente consagrado e acautelado em contrato a assinar entre a ESE ENGLISH e os subcontratantes e terceiros.
Assim, qualquer entidade subcontratada pela ESE ENGLISH tratará os dados pessoais dos nossos Alunos, Pais e Encarregados de Educação, Outros Clientes, Professores, Administrativos, Candidatos a cargo de professor ou administrativo, e Outros Contactos, em nome e por conta da ESE ENGLISH na obrigação de adotar as medidas técnicas e organizacionais necessárias de forma a proteger os dados pessoais contra a destruição, acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito. Exemplos de entidades subcontratadas são: companhia de seguros (seguro de acidentes pessoais e de trabalho); empresa de contabilidade (obrigações fiscais e contabilísticas) e empresa fornecedora de serviço de gestão de formulários.
Em qualquer dos casos, a ESE ENGLISH permanecerá, contudo, como responsável pelos dados pessoais disponibilizados.
A ESE ENGLISH poderá ainda transmitir dados a terceiros no âmbito de investigações, inquéritos e processos judiciais e/ou administrativos ou de natureza semelhante, desde que para tal seja devidamente ordenada por ordem judicial nesse sentido.
15 – WEBSITES DE TERCEIROS
O nosso website poderá conter ligações para outros websites de terceiros que poderão recolher e tratar os seus dados pessoais, sendo que esse tratamento é da exclusiva responsabilidade dos proprietários desses websites, não tendo a ESE ENGLISH qualquer responsabilidade pelas suas políticas e/ou práticas.
16 – DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS
Com exceção a informações relativas a possíveis necessidades educativas especiais do Aluno, agradecemos que não nos envie nem nos dê a conhecer quaisquer dados pessoais sensíveis, ou seja, informações que revelem a origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, associação sindical, informações genéticas, informações biométricas, outros dados relativos à saúde ou dados relativos a vida sexual de uma pessoa natural ou a orientação sexual.
Caso ainda assim nos envie ou dê a conhecer essas categorias de dados pessoais, estes serão imediatamente apagados.
17 – OS NOSSOS DETALHES DE CONTACTO
Caso tenha alguma dúvida ou questão relacionada com esta Política de Privacidade por favor contacte-nos por escrito através do email diretor@eseenglish.pt
18 – COMO PODE FICAR A CONHECER QUAISQUER ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE PRIVACIDADE?
A ESE ENGLISH reserva-se o direito de, a qualquer altura, efetuar alterações à presente PP, sendo essas alterações devidamente publicitadas no website da ESE ENGLISH, www.eseenglishevora.com.
Recomendamos que (re)visite periodicamente esta política de forma a estar ciente de quaisquer alterações efetuadas.
ÚLTIMA VERSÃO:
Évora, Portugal
13/05/2024
ESE ENGLISH – PRIVACY POLICY
1 – WHO ARE WE?
ESE - ENGLISH SCHOOL ÉVORA, English Language Teaching Centre (ESE ENGLISH), also known as ESE ENGLISH Learning Centre, comprises a team of qualified and experienced English teachers who work as freelancers. The trade marks ESE - ENGLISH SCHOOL ÉVORA and ESE ENGLISH, as well as the website https://www.eseenglishevora.com/ are owned by the director of ESE ENGLISH, Michael Wilson Lewis, the data controller (henceforth designated as “ESE – ENGLISH SCHOOL ÉVORA” or “ESE ENGLISH”), holder of tax identification number (NIF) 168014475, domiciled at Rua General Humberto Delgado, 3 – 1 andar, 7005-500 Évora, Portugal, telephone no, +351 938512574, email diretor@eseenglish.pt.
ESE ENGLISH takes the protection of the privacy of students, parents and guardians, customers and clients, and staff, very seriously, and has produced this PRIVACY POLICY (henceforth designated as “PP”) in order to demonstrate its commitment and regard for the rules of privacy and the protection of personal data, in compliance with the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR).
2 – WHY HAVE WE PRODUCED THIS PRIVACY POLICY?
The aim of this PP is to make known to personal data subjects - students, parents and guardians, customers and clients, and staff - how we collect, process and retain personal data which is necessary for the provision of services that are available through the website and describes the practices adopted for that purpose, in strict compliance with the GDPR.
We seek to adopt best practices in the field of security and the protection of personal data, having approved to this end a far-reaching programme for the protection of the data that are entrusted to us.
The data controller is responsible for the implementation and verification of this PP, as well as the establishment of rules and purposes for the processing of personal data, with a view to ensuring that all those who entrust ESE ENGLISH with their personal data are aware of the ways in which we safeguard their rights.
The provisions of this PP provide a complement to the provisions of Terms and Conditions for users of the site www.eseenglishevora.com and the Cookie Policy, as well as the ESE ENGLISH Regulamento Interno (Rules of Procedure) and the ESE Wiki for teaching staff.
Please read this PP carefully so that if you should enrol on one of our courses, request a service, or apply for a job at ESE ENGLISH, providing us with your personal data means that you are aware of and agree with the conditions of the PP. Before providing your personal data, your consent will be requested, when necessary, for the collection, processing and retention of data in accordance with the rules set out.
3 – WHAT IS PERSONAL DATA?
Personal data means information of any kind provided in any way which relates to an identified or identifiable natural person. Any person who can be identified directly, or indirectly, by reference to an identification number or one or more specific elements of their physical, physiological, psychic, economic, cultural or social identity, shall be considered identifiable.
4 – WHO IS RESPONSIBLE FOR DATA PROCESSING?
The person responsible for the collection, processing and retention of personal data, the data controller, is Michael Wilson Lewis, director of ESE ENGLISH (for identity and contact details see Section 1 of this policy), who as part of ESE ENGLISH operations decides what data to collect, the means of data processing, for what purposes the data are used, and the criteria for data retention; in the absence of mandatory requirements for the appointment of a data protection officer by ESE ENGLISH, the data controller also performs this role.
5 – WHAT TYPE OF PERSONAL DATA DO WE COLLECT?
We collect, process and retain personal data which is required for the provision of services and/or goods. The following categories of data are processed in accordance with specific categories of data subjects. As regards students, parents and guardians, customers and clients, staff (teachers and administrative workers) and candidates for the post of teacher or administrative worker, the categories of data are: identification and contact data, profile data, financial/accounting data, transactions, opinions and preferences, and content.
Data subjects, and parents or guardians with parental responsibilities for children and young people under 18 years of age, shall, when necessary, give their prior consent for the collection, processing and retention of their data, for distinct purposes, and consent may be withdrawn at any time.
6 – HOW AND WHEN DO WE COLLECT YOUR DATA?
We collect the data received from you when you complete and submit one of the forms on the website: the enrolment or pre-registration form, or contact form, and also through your use of the website and its interaction with your device, as well as email messages that you send us, or other types of contact with us.
Your personal data is collected as a result of your interaction with us as follows:
(a) When you fill in one of the forms on the website;
(b) From your browser;
(c) Through cookies;
(d) Your IP Address.
As a rule, personal data are collected when the owner of the data contacts ESE ENGLISH seeking the provision of an educational service or translation service.
Some personal data are mandatory (for example, your tax identification number). If you do not provide such data, ESE ENGLISH may not be able to provide the services in question, and in this case, we will inform data subjects of the mandatory nature of the provision of some data.
Once collected, personal data are processed, either manually or digitally, in strict compliance with personal data protection legislation, the GPDR, and stored in databases, spreadsheets and other specific lists created for this purpose. The data collected shall not be used for a purpose other than that for which they were initially collected.
7 – WHAT ARE THE PURPOSES, LEGAL BASIS AND RETENTION PERIODS FOR THE PERSONAL DATA COLLECTED?
The personal data we process has specific bases, depending on the purposes for which they are intended, and will be kept for the time necessary for the respective purposes, as listed in this Privacy Policy.
The personal data collected are only those necessary and appropriate for the purposes indicated.
The following table shows the purposes of processing and data collected for these purposes, the respective grounds and the periods or criteria for storing data:
(a) CONTACTS
PURPOSES: To analyse and respond to your contact and information requests.
LEGAL BASIS: Consent for this specific purpose.
COLLECTED DATA: Name; Telephone number; Email address; Data contained in your message.
RETENTION PERIOD: 1 year, or the period regarded as necessary for this purpose, if over 1 year.
(b) ENROLMENTS
PURPOSES: To analyse and follow up your enrolment, pre-enrolment or enrolment renewal process (or one of these processes for a student you legally represent)
LEGAL BASIS: The need to take preliminary steps at the request of the data subject prior to entering into a contract; Fulfilment of the contract, if it is celebrated; Fulfilment of legal requirements to which ESE ENGLISH is subject (invoicing).
DATA COLLECTED: Identification data of the student and their legal guardian, where applicable, (full name, tax identification number, age and birth date); Contact data (telephone number, email address), place of residence; Data regarding the student's educational qualifications, knowledge of English and special educational needs;
RETENTION PERIOD: For the period necessary: for the performance of the contract (if a contract is concluded); to ensure the exercise of the rights of the student/data subject and ESE ENGLISH as regards the contract concluded; and for the period necessary for the fulfilment of the legal requirements to which ESE ENGLISH is subject (in accordance with tax law). For a period of 1 year if no contract is concluded.
(c) QUOTES
PURPOSES: To analyse and respond to your request for a quote for a training course or text translation or proofreading service.
LEGAL BASIS: The need to take preliminary steps at the request of the data subject prior to entering into a contract; Fulfillment of the contract, if it is celebrated; Fulfilment of legal requirements to which the ESE ENGLISH is subject (invoicing)
DATA COLLECTED: Identification data (name, tax identification number); Address; Contact data (telephone number, email address). All relevant data of the applicant and/or of those whom they represent.
RETENTION PERIOD: For as long as necessary for the pursuit of the above-emntioned purposes and, if a contract is concluded, for the duration of the contract and for the period necessary to fulfil the legal requirements to which ESE ENGLISH is subject (in accordance with tax law).
(d) COMMUNICATIONS
PURPOSES: To be able to contact you, at your request, regarding payments or other information strictly related to the performance of the contract.
LEGAL BASIS: Consent for this specific purpose.
DATA COLLECTED: Telephone number; Email address.
RETENTION PERIOD: For the period regarded as necessary for this purpose.
(e) MARKETING COMMUNICATIONS
PURPOSES: So that we can send you marketing communications or other publications that you have requested and/or that may be of interest to you.
LEGAL BASIS: Consent for this specific purpose or legitimate interests (only for marketing communications concerning products or services similar to those already purchased).
DATA COLLECTED: Telephone number; Email address.
RETENTION PERIOD: 1 year, or until you withdraw your consent or opt out of (unsubscribe from) this type of communications.
(f) JOB APPLICATIONS
PURPOSES: To review, process and respond to your application for a job with us.
LEGAL BASIS: The need to take preliminary steps at the request of the candidate prior to entering into a contract.
DATA COLLECTED: Name; Nationality and residence status in Portugal; Email address; Telephone number; Curriculum Vitae, Cover letter (and optional additional files) and the data they contain.
RETENTION PERIOD: 1 year
(g) WEBSITE MANAGEMENT
PURPOSES: For website management operations.
LEGAL BASIS: Consent for this specific purpose (cookies); Legitimate interests pursued by ESE ENGLISH, to analyse users’ interaction with the website and manage it.
DATA COLLECTED: Cookies Data; IP Address.
RETENTION PERIOD: See Cookies Policy.
(h) SECURITY
PURPOSES: For fraud prevention and information systems security.
LEGAL BASIS: Consent for this specific purpose (cookies); Legitimate interests pursued by ESE ENGLISH for fraud prevention and information systems security.
DATA COLLECTED: Cookies Data; IP Address.
RETENTION PERIOD: See Cookies Policy.
If the law provides for a specific or mandatory period, the data will be kept for that period. In all other cases, personal data will be kept for the maximum period indicated, regarded by ESE ENGLISH as adequate for fulfilling the purposes set out. At the end of the retention period, all personal data collected will be deleted.
8 – WHAT ARE YOUR RIGHTS?
Before we explain how you can exercise your rights, we inform you which they are:
(a) Access: the right to obtain confirmation as to whether or not personal data concerning you are being processed and, if so, the right to access your personal data;
(b) Rectification: the right to obtain the rectification of inaccurate personal data concerning you and to have incomplete personal data completed;
(c) Erasure: the right to obtain the erasure of your personal data when one of the grounds listed in the legislation applies, namely where:
i. The personal data is no longer needed in relation to the purposes for which they were collected;
ii. The data subjects withdraws consent on which the processing is based and there is no longer other legal grounds for the processing;
iii. The data subjects objects to the processing and there are no overriding legitimate grounds for the processing;
iv. The personal data have been unlawfully processed;
v. The personal data have to be erased for compliance with legal obligations;
vi. The personal data have been collected in relation to the offer of information society services.
(d) Restriction of processing: the right to obtain limitation of processing if one of the situations listed in the legislation applies, namely where one of the following applies:
i. The accuracy of the personal data is contested by the data subject;
ii. The processing is unlawful and the data subject opposes the erasure of the personal data requesting the restriction of their use instead;
iii. The controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by the data subject for the establishment, exercise or defence of legal claims;
iv. The data subject has objected to processing related with automated individual decision-making.
(e) Objection: the right to object on grounds relating to data subject’s particular situation, at any time of the processing of personal data concerning him or her which is based on public interest or legitimate interests;
(f) Data portability: the right to receive personal data concerning him/her in a structured, commonly used and machine-readable format and the right to transmit those data to another controller without hindrance from the controller to which the data have been provided where the processing is based on consent or on a contract or where the processing is carried out by automated means.
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (National Data Protection Commission at www.cnpd.pt).
In addition to the rights described above, when the basis for the processing of data is consent, you, as the user have the right to withdraw consent at any time, without invalidating the processing of data carried out up to that time.
9 – HOW CAN YOU EXERCISE YOUR RIGHTS?
By writing to us:
a) email: diretor@eseenglish.pt
b) post: ESE – ENGLISH SCHOOL ÉVORA, Praça da Muralha, 12 - 1 andar esq., 7005-248 Évora, Portugal
If you request us to delete some or all of your personal data, some of the services you have requested may not be provided to you and ESE ENGLISH will retain only the personal data necessary to comply with its legal obligations.
10 – COMMUNICATIONS FOR MARKETING PURPOSES
ESE ENGLISH may, from time to time, send marketing communications (commercial and/or promotional) and promote actions to publicise the ESE ENGLISH to Students and Parents and Guardians, provided that the user gives their prior and informed consent for this purpose, by ticking the checkboxes provided on the website for this purpose, unless the data subject objects to this at the time the data are collected.
If you do not wish to receive such communications, you may at any time object to the use of your data for marketing purposes, the sending of information communications or the inclusion of your data in lists or information services. To do so, you should send a written request to data controller, through the email and address indicated in the title relative to the manner of rights’ exercise, or indicate your objection in the relevant field in the enrolment form or pre-registration form, or other means of communication containing the consent for the collection, processing and retention of data, for this purpose.
You can also withdraw your consent at any time, using the option provided for this purpose in the footer of communications sent via email (unsubscribe) or by writing to ESE ENGLISH, to the contact indicated in the previous paragraph. Withdrawal of consent does not affect the processing carried out prior to that withdrawal.
The provisions of the preceding paragraphs do not prevent ESE ENGLISH, when it has obtained its customers' email addresses in the context of the sale of a product or service, from using them for the purposes of direct marketing of its own products or services similar to those transacted, provided that it clearly and explicitly guarantees the customers in question the possibility of objecting, free of charge and easily, at the time of each message, to the sending of such communications, for example through the unsubscribe option in the footer of the emails.
11 – WHAT ARE COOKIES?
Cookies are small information files that help you identify your browser and can store information, for example, User settings and preferences.
ESE ENGLISH will store cookies on your device to personalize and facilitate browsing as well as troubleshooting, statistics, quality assurance, and to monitor system security.
With the exception of cookies specifically required for the performance of the website, the storage of other cookies will always depend on the acceptance and consent of the User, and this consent may be withdrawn at any time through specific browser tools.
To learn more about the cookies we use please refer to our Cookies Policy.
12 – WHAT MEASURES ARE IMPLEMENTED BY ESE ENGLISH TO ENSURE THE SECURITY OF PERSONAL DATA?
ESE ENGLISH is committed to ensuring the protection and security of the personal data that are entrusted to us, and has implemented strict rules in this regard. Compliance with these rules is a strict obligation for all those who have access to personal data.
In view of the seriousness with which ESE ENGLISH regards the protection of your data and the level of commitment undertaken in safeguarding the privacy of data, a number of technical and organisational security measures have been implemented in order to protect the personal data collected by us against data breaches, loss, unauthorised alteration or processing, unauthorised access, and any other form of illicit processing.
In this regard, we ensure that you provide us with personal data using secure data collection methods, involving data encryption and offline storage. In communications involving the transfer of the data of the personal data subjects, we use services which ensure a high standard of privacy.
13 – DATA TRANSFERS OUTSIDE THE EUROPEAN UNION
All the personal data you provide to us will be processed by us within the European Economic Area (being stored securely in local ESE ENGLISH systems).
In the event that data transfers may occur to third countries outside the European Union or the European Economic Area, ESE ENGLISH will make the necessary efforts to adopt the appropriate guarantees so that these are realized in accordance with the applicable legislation
14 – UNDER WHAT CIRCUMSTANCES DO WE PROVIDE YOUR DATA TO OTHER ENTITIES: THIRD PARTIES AND SUBCONTRACTORS?
As part of its activity operations, ESE ENGLISH may use subcontractors or third parties to provide certain services. Sometimes, the provision of these services involves access by these entities to the personal data of students, parents and guardians, customers and clients, teachers, administrative workers, and candidates for the post of teacher or administrative worker. When this is the case, the ESE ENGLISH implements appropriate measures in order to ensure that the entities that have access to the data are reputable and offer the highest safeguards, which shall be duly provided for in a contract to be signed by ESE ENGLISH and subcontractors and third parties.
Any entity subcontracted by ESE ENGLISH shall process the personal data of students, parents and guardians, customers and clients, teachers, administrative workers, and candidates for the post of teacher or administrative worker in the name of and on account of ESE ENGLISH, while being required to implement the necessary technical and organisational measures for the protection of personal data against data breach, unlawful destruction, accidental loss, alteration, unauthorised access or use, or any other form of unlawful processing. Examples of subcontractors are: an insurance company (personal accident insurance and accidents at work cover), accountants (compliance with fiscal and accounting laws), and a service provider for the management of forms.
In any case, ESE ENGLISH will remain the Data Controller, responsible for the processing of your personal data.
ESE ENGLISH may also transmit data to third parties in the context of investigations, inquiries and judicial and / or administrative proceedings or of similar nature, provided that it is duly ordered by a court.
15 – THIRD PARTY WEBSITES
The website may contain links to other websites which may collect and process your personal data, and this processing is the sole responsibility of the owners of these websites, and ESE ENGLISH does not take any responsibility for its policies and/or practices.
16 – SENSITIVE PERSONAL DATA
With the exception of information regarding possible Student’s special educational needs, ESE ENGLISH requests you not to send or disclose to us any sensitive personal data, i.e. information revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic information, biometric information, other health data or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation.
If you nevertheless send or make known such categories of personal data to us, it will be deleted immediately.
17 – CONTACT DETAILS
If you have any questions about this Privacy Policy, please email us at diretor@eseenglish.pt
18 – HOW CAN YOU BE INFORMED OF CHANGES TO THIS PRIVACY POLICY?
ESE ENGLISH reserves the right to make changes to this privacy policy at any time. Any changes made will be published on the ESE ENGLISH website, www.eseenglishevora.com
We recommend that you consult this policy periodically so that you can learn about any changes made.
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Évora, Portugal
13th May 2924